Để lập được một kế hoạch làm việc hiệu quả thì trước tiên, chúng ta nên có một kỹ năng quản lý thời gian thật tốt
Một người khi làm việc nên rèn luyện kỹ năng này vì công việc văn phòng vốn nhiều áp lực, nếu bạn không biết cách sắp xếp thì sẽ thường xuyên trong tình trạng căng thẳng vì chưa giải quyết xong việc này việc khác đã đến!
Mục lục
- Kế hoạch làm việc trong ngày
Thời gian rảnh rỗi mỗi ngày của bạn là bao nhiêu và bạn thường làm gì trong khoảng thời gian đó. Vâng, không một ai có thể trả lời câu hỏi đó một cách tự tin và rõ ràng, thậm chí có người chọn cách im lặng.
Điều này chứng minh rằng, hầu hết chúng ta đang không thực hiện công việc theo tiến trình và deadline. Chúng ta vẫn biết công việc mỗi ngày là gì nhưng đồng thời cũng biết, không thể hoàn thành công việc đó trọn vẹn.
Vậy sau khi nhận thức rõ được vai trò quan trọng của thời gian thì bạn hãy tập trung dành ra 18 phút và bắt tay vào việc lập ra một kế hoạch làm việc hoàn hảo mỗi ngày theo những hướng dưới đây.
>> Xem thêm:Phần mềm quản lý công việc TV.QLCV version 2.0
Nguyên tắc thời gian khi lập kế hoạch
Nguyên tắc 5 phút đồng hồ
Chỉ dành ra 5 phút để lập kế hoạch cho cả một ngày. Bạn hãy viết ra giấy tất cả mọi việc cần làm, quyết định chính xác những đầu việc quan trọng để ưu tiên đưa lên đầu.
Nguyên tắc 1 phút mỗi giờ
Đôi khi người ta thường bỏ qua những biện pháp để có thể hình thành tính tập trung cho công việc vì cho rằng nó quá phiền phức thế nhưng nếu nó tốt cho bạn, cho công việc của bạn thì sao?
Mỗi lần chuông reo, nhớ hít thở sâu và nhìn lại bản kế hoạch và tiến trình công việc của mình để tự hỏi xem bản thân đã sử dụng một giờ đồng hồ vừa rồi thực sự có ích hay chưa. Đó là cách bạn đang quản lý công việc theo thời gian và cũng là một ông chủ lớn của thời gian.
Nguyên tắc 5 phút cho sự kết thúc ngày làm việc
Tương tự như 5 phút vạch ra kế hoạch mỗi ngày, bạn cần tới 5 phút để kết thúc ngày làm việc của mình. Với 5 phút đó, bạn sẽ làm gì?
Đó là việc đánh giá lại toàn bộ công việc đã làm ở trong ngày, hỏi bản thân mình xem đã làm những gì? Kết quả ra sao? Đạt kế hoạch hay là vượt kế hoạch? Thỏa mãn hay chưa thực sự ghi nhận?
Mọi thứ đã coi như hoàn tất và dù thế nào, bạn đã đem hết sức lực vào công việc. Do đó, khi rời khỏi công ty, bạn sẽ mang theo cảm giác mình đã làm được nhiều việc hữu ích. Đó là sự thành công lớn nhất.
Chính vì vậy mà trong Phần mềm quản lý công việc của Tâm Việt luôn có chế độ nhắc việc vào mail hoặc hiện thị trên thông báo để giúp nhân viên kiểm soát được thời gian làm việc của mình một cách tốt nhất
Cách lập kế hoạch làm việc trong ngày
Duy trì lịch làm việc mỗi ngày có thể giúp cho bạn quản lý thời gian hiệu quả hơn, có thể làm được nhiều việc hơn, ít quên công việc hay là bị phân tâm. Duy trì hoạt động lên kế hoạch làm việc có thể sẽ đòi hỏi một chút thời gian để làm quen nhưng bạn sẽ nhận lại được rất nhiều lợi ích từ việc này, có thể giảm bớt căng thẳng và kiểm soát tốt hơn các hoạt động của công việc và cuộc sống.
Chuẩn bị một cuốn lịch
Chuẩn bị lịch làm việc cho một ngày sẽ giúp cho bạn có thể tự điều chỉnh cũng như theo dõi thái độ làm việc của bản thân thông qua việc ghi chép những đầu việc đã thực hiện và sẽ làm.
Khi lựa chọn một cuốn lịch thì bạn cần phải đảm bảo được cuốn lịch đó có đủ khoảng trống cho bạn liệt kê công việc. Có một số loại lịch đã lên khung nội dung sẵn theo chủ đề như công việc hàng tuần, công việc hàng ngày hay hàng giờ.
Hiện nay có nhiều loại lịch làm việc điện tử được sử dụng ngay trên điện thoại, máy tính với tính năng tiện ích có thể đồng bộ được với những thiết bị điện tử và bạn có thể tận dụng các công cụ đó để hoàn thành công việc một cách hiệu quả hơn.
Sắp xếp nhiệm vụ
Sắp xếp và tô màu những đầu việc là cách hữu dụng giúp cho bạn hình dung dễ dàng thời gian của bạn được dành để làm gì. Ví dụ như trong bản kế hoạch việc làm mỗi ngày của bạn có nhiều màu đỏ hay màu xanh thì đồng nghĩa cho việc bạn sẽ phải đảm nhiệm công việc nào đó nhiều hơn. Dựa vào đó cũng cân nhắc để điều chỉnh sự sắp xếp sao cho hợp lý.
Lựa chọn nhiệm vụ ưu tiên
Tự đặt ra một số câu hỏi để xem nhiệm vụ nào cần thực hiện trước, thời gian hoàn thành trong bao lâu:
- Nhiệm vụ nào tới kỳ hạn trước?
- Nhiệm vụ nào cần nhiều thời gian thực hiện và hoàn thiện?
- Xét về giá trị thì nhiệm vụ nào quan trọng nhất?
- Nhiệm vụ nào khó khăn nhất?
Cần quyết định đâu là sự ưu tiên của bạn, thời gian, hoàn thành, hạn nộp kết quả cụ thể, giá trị nhiệm vụ. Chỉ có bạn mới là người biết rõ về bản thân của mình nhất, cho nên hãy lựa chọn theo mức độ ưu tiên để đảm bảo sự phù hợp trong khâu thực hiện và đạt được kết quả như ý.
Đánh dấu nhiệm vụ được ưu tiên
Sau khi quyết định nhiệm vụ ưu tiên nào đó thì bạn cần đánh dấu nó lại trong lịch công việc của mình. Bạn có thể xem toàn bộ lịch làm việc mỗi ngày, đặt ký hiệu cho nó theo quy ước dễ nhớ nhất của bạn.
Đặt kỳ hạn cho từng nhiệm vụ
Hãy ghi ra thời gian bạn dự kiến thực hiện hoàn thành mỗi nhiệm vụ. Mấu chốt nằm ở chỗ bạn cần tính toán cẩn thận, kỹ lưỡng để phân chia thời gian đủ hoàn thiện mỗi nhiệm vụ.
Nếu lên lịch trình quá dày thì dễ rơi vào tình trạng căng thẳng. Cho nên cân nhắc thật kỹ trong ngày hôm đó bạn có thể đảm nhiệm tới giới hạn nào để đặt ra đầu việc cụ thể vừa sức.
>>> Xem thêm: Các kỹ năng cần thiết để thực hiện một công việc
Thêm thời gian nghỉ vào lịch làm việc
Hầu như tất cả mọi người thường tính toán không đủ thời gian để hoàn thiện nhiệm vụ do chưa đưa thêm thời gian nghỉ vào trong lịch trình đó.
Vậy nên, cần tính toàn bộ thời gian được dùng, bao gồm cả việc chuẩn bị thực hiện công việc và thu dọn sau khi hoàn thiện. Điều này sẽ giúp cho bạn có thể tính toán chính xác hơn về thời gian để sắp xếp lịch làm việc cho phù hợp.
2. Cách lập kế hoạch làm việc trong tuần
Có thể nói, lên lịch làm việc tuần là thói quen phác thảo kế hoạch công việc trong một quãng thời gian không ngắn nhưng cũng không quá dài, đủ để bạn hình dung ra được những yếu tố cần thiết phải thực hiện trong quãng thời gian đó. Chẳng hạn như thời gian làm việc theo tháng có thể chưa cụ thể trong hình dung và dự trù của bạn nhưng trong một tuần, bạn hoàn toàn có thể dự trù được trước những việc quan trọng nào cần phải làm.
Nếu thấy có khó để lên một kế hoạch chi tiết thì bạn có thể tham khảo Phần mềm TV.QLCV của Tâm Việt.
Các bước đơn giản lập kế hoạch làm việc trong tuần
Sau đây là những bước đơn giản để lên kế hoạch cho một tuần làm việc của bạn.
Tìm thời gian rảnh dành cho việc thư giãn và nghỉ ngơi
Để tâm tới trình tự ưu tiên của các nhiệm vụ tương tự với kế hoạch làm việc ngày.
Nguyên tắc quan trọng cần thực hiện khi lên kế hoạch làm việc tuần đó là ưu tiên những mục tiêu lớn, đẩy những việc nhỏ lùi về sau, thực hiện sau.
Dành thời gian cuối tuần để xử lý những sự cố phát sinh, để thực hiện được còn phụ thuộc vào kinh nghiệm bạn có.
Nhiệm vụ trong thực tế luôn luôn khác rất nhiều so với những gì chúng ta đã dự trù. Đó cũng là nguyên nhân vì sao chúng ta dễ bị lúng túng đối với những công việc mới. Thế cho nên, dù mới học cách lập kế hoạch thì bạn cũng cần phải chú ý tính cả thời gian dự trù cho mỗi nhiệm vụ việc làm.
Về cách sắp xếp lịch làm việc theo tuần, có thể tóm gọn công việc như sau:
- Vạch ra khoảng thời gian trống
- Điên vào trong từng mục thời gian những công việc cụ thể theo trình tự ưu tiên
- Dành thời gian cho sự việc bất ngờ
- Có thể linh hoạt thay đổi kế hoạch nếu cần thiết nhưng nên hạn chế.
Tham khảo thời khóa biểu cho một tuần làm việc
Dậy sớm hơn vào ngày đầu tuần
Tưởng tượng về ngày thứ ba
Mỉm cười vào ngày thứ tư
Tạo không gian làm việc thoải mái vào thứ năm
Coi thứ sáu giống ngày thứ hai
Thứ 7, tập trung lên kế hoạch công việc cho tuần mới
Một buổi sáng đầu tuần được chuẩn bị thật chu đáo về mọi thứ chắc chắn sẽ giúp cho bạn có thể giảm được cảm giác mệt mỏi, sẵn sàng tiếp nhận mọi thử thách.
Thứ 3, chúng ta có thể thực hiện bài rèn luyện tâm lý nhỏ. Hãy tìm một chỗ thật yên tĩnh, nhắm mắt lại và hít thở thật sâu 10 cho đến 20 lần.
Thứ 4, hãy hướng tới mục tiêu, mỉm cười với những dự định và khao khát nhiều hơn về kết quả có thể đạt được. Đây là cách để bạn bước ra khỏi tâm trạng chán nản, đồng thời tăng cường sự tự tin cho bản thân.
Ở một góc nhìn nào đó, cảm giác mệt mỏi vào ngày làm việc thứ 5 có quan hệ mật thiết với vấn đề thiếu dưỡng khí. Bên cạnh đèn thì bạn cũng có thể đặt trên bàn làm việc của mình một cây xương rồng nhỏ xinh vì chúng có tác dụng rất tốt trong việc cung cấp một lượng không khí cần thiết giúp cho bạn có thể giảm rất nhiều cảm giác mệt mỏi.
Theo các chuyên gia thì tốt hơn hết bạn hãy coi ngày thứ 6 là thứ hai đầu tuần, tiết chế lại cảm giác, không cho sự thư giãn được lơi lỏng quá mức vì nó khiến cho bạn khó tránh khỏi tâm lý căng thẳng vào ngày thứ 2.
Vào ngày thứ 7, bạn cần biết cách tận hưởng thời gian nghỉ của mình trong ngày làm việc thứ bảy, dành ra 1 tiếng đồng hồ để lên kế hoạch làm việc cho tuần mới.
3. Kế hoạch làm việc trong tháng
Lập kế hoạch làm việc cho cả một tháng thì lại đòi hỏi chúng ta phải có khả năng tổng hợp vấn đề bao quát hơn. Trong đó, vẫn không thể nào bỏ qua được giá trị quan trọng của việc quan lý thời gian trong khi lập kế hoạch.
Bước 1: Liệt kê toàn bộ công việc hoạch định trong tháng cần làm
Bước 2: Phân loại công việc theo các nhóm dựa vào yếu tố quan trọng và khẩn cấp.
Bước 3: Sắp xếp việc làm theo thứ tự ưu tiên. Phân bổ thời gian hợp lý để thực hiện chúng.
Chìa khóa để sử dụng ma trận vào quản lý thời gian chính là tính kỷ luật, thái độ kiên quyết xử lý từng công việc theo đúng trình tự ưu tiên đã đặt ra.
4. Cách lập kế hoạch làm việc theo mẫu
Dù là lập kế hoạch việc làm theo ngày, theo tuần hay theo tháng thì chúng ta cũng có thể sử dụng một mẫu chung. Sử dụng bảng để phân chia cụ thể hơn cho từng đầu việc, từng thời gian.
Khi lập bảng kế hoạch làm việc, hãy tính toán các hàng các cột cần thiết, đủ để ghi công việc. Nên đưa vào bảng các tiêu chí: việc làm, thời gian bắt đầu, thời gian dự kiến hoàn thành, thời gian dư, ghi chú. Nên đặt số thứ tự rõ ràng và sắp xếp các đầu việc theo vị trí ưu tiên.
Tùy vào mục đích lập kế hoạch theo ngày, theo tuần hay tháng mà bạn ghi rõ chủ đề của bảng. Ví dụ: BẢNG KẾ HOẠCH LÀM VIỆC TRONG NGÀY, …
Như vậy, với những hướng dẫn trong nội dung bài viết này chúng ta có thể hoàn toàn tự lập cho mình một bản kế hoạch làm việc hợp lý, phù hợp. Hy vọng, bản kế hoạch làm việc hoàn hảo kết hợp với tài trí của bạn là sơ sở để mọi việc được thực hiện thành công.
Điều cuối cùng, nếu bạn thấy khó quá hãy bỏ qua và sử dụng Phần mềm quản lý công việc của chúng tôi. Mọi kế hoạch của bạn chắc chắn sẽ được kiểm soát một cách chặt chẽ và theo đúng trình tự deadline hoàn thành công việc. Bấm vào link bên dưới để được tư vấn miễn phí nhé!
>>> Xem thêm: 10+ kỹ năng cần có để quản lý công việc hiệu quả
